1 stycznia 2019 roku wchodzi w życie nowa ustawa zmieniająca m.in. formę i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także zakres i sposób prowadzenia akt osobowych pracowników.

 

Forma przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych będzie zależna od wyboru pracodawcy, gdyż będzie możliwa w wersji papierowej i elektronicznej. Zleceniodawca, który zdecyduje się zmienić schemat na przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej, będzie zobowiązany do wprowadzenia podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej. Dodatkowo konieczne  będzie informowanie pracowników o wyżej wymienionych zmianach.

 

Wielkim przełomem będzie skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas przepisy nakładały na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat od dnia zakończenia przez zatrudnionego pracy u danego pracodawcy. Natomiast od Nowego Roku pół wieku ograniczy się do 10 lat. Okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

 

Nowy, skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywał w stosunku do zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia, działy kadr będą miały 12 miesięcy, licząc od 1 stycznia 2019 r., na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji tych pracowników do nowych przepisów. Natomiast akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem będą musiały być przechowywane na dotychczasowych zasadach, a zatem przez 50 lat.

 

Nowe przepisy nakładać również będą na pracodawców nowy obowiązek informacyjny, w postaci przekazania pracownikowi na zakończenie współpracy świadectwa pracy oraz dokument z informacją o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

 

Ponadto, na wniosek byłego lub obecnie pracującego zatrudnionego, pracodawcy będą musieli wydać im kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej.

 

Źródło: HRstandard.

 

Więcej szczegółów pod linkiem: https://hrstandard.pl/2018/11/05/rewolucja-w-dokumentacji-pracowniczej/